ZGŁASZANIE NARUSZEŃ-SYGNALIŚCI

Na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305/17) i ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928) w Interchemall Zespół Młynów Jelonki Sp. z o.o. została wdrożona Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
W celu zgłoszenia naruszenia prawa proszę pobrać, wypełnić i wysłać zamieszczony poniżej formularz na adres sygnalista@zmjelonki.pl

Pobierz FORMULARZ-ZGLOSZENIA-NARUSZENIA

Zarządzenie Prezesa Zarządu

INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki Sp. z o.o.

nr 14/2024 z dnia 16.09.2024

w sprawie wprowadzenia Procedury dotyczącej Zgłaszania Naruszeń Prawa

Oraz Ochrony Osób Dokonujących Zgłoszeń (Sygnalistów).

PROCEDURA Z DNIA 16.09.2024

DOTYCZĄCA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA

ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ (SYGNALISTÓW)

§ 1

Postanowienie ogólne i słownik definicji

1. Procedura zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o. została przyjęta przez Zarząd w celu dbałości o relacje wewnętrzne i poszanowanie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, standardów etycznych i wewnętrznych regulacji obowiązujących w Spółce.

2. Procedura zapewnia poufność osobom zgłaszającym naruszenia prawa (sygnalistom) oraz osobom trzecim wskazanym w zgłoszeniach. Jednocześnie procedura zapewnia środki ochrony w stosunku do osób zgłaszających naruszenia prawa (sygnalistów) oraz określa działania następcze poprzez zdefiniowanie zasad funkcjonowania mechanizmu informowania Komisji przez osoby dokonujące zgłoszeń (sygnalistów), którzy zetknęli się lub pozyskali informacje o naruszeniach prawa w działalności INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o..

3. Niniejsza Procedura została sporządzona w oparciu o postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. L. 305/17) i ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. – o ochronie sygnalistów.

4. Procedura określa zasady procedowania w stosunku do zgłoszeń wewnętrznych w Spółce, natomiast zasady procedowania w stosunku do zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

5. Celem niniejszej procedury jest zachęcenie pracowników, współpracowników, akcjonariuszy i wspólników, stażystów, osób pracujących pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców, byłych pracowników oraz przyszłych pracowników do zgłaszania na podstawie procedury, bez obaw czy ryzyka doświadczenia późniejszych działań odwetowych (represji, dyskryminacji, niekorzystnych skutków, postanowień wszelkich regulaminów, zasad postępowania w obrębie Spółki regulujących sprawy pracownicze).

6. Słownik pojęć użytych w Procedurze:

1) Spółka - INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o.

2) Procedura – Procedura dotycząca zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) w Spółce,

3) Pracodawca – Zarząd Spółki,

4) Sygnalista –osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego dotyczącego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, w szczególności:

a) Pracownik lub były pracownik (w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał), a także każdy członek Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki;

b) Osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszenia prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;

c) Osoba świadcząca pracę w Spółce na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

d) Przedsiębiorcy;

e) Akcjonariusz lub wspólnik;

f) Członek organu osoby prawnej;

g) Osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

h) Stażysta;

i) Wolontariusz;

j) Osoby, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.

5) Naruszenie- każde działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in.:

a) korupcji;

b) zamówień publicznych;

c) usług, produktów i rynków finansowych;

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

f) bezpieczeństwa transportu;

g) ochrony środowiska;

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

i) bezpieczeństwa żywności i pasz;

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

k) zdrowia publicznego;

l) ochrony konsumentów;

m) ochrony prywatności i danych osobowych;

n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu

p) terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

q) standardów etycznych.

6) Komisja – Komisja ds. wyjaśnienia zgłoszenia ws. naruszeń.

7) Formularz – formularz do wysyłania zgłoszeń wewnętrznych dostępny za pośrednictwem kanałów komunikacji wykorzystywanych w Spółce,

8) Zgłoszenie- oznacza pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń określonych w ust. 5 na zasadach określonych w niniejszej procedurze (zgłoszenie wewnętrzne).

9) Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom. Zasady procedowania w stosunku do tych zgłoszeń określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

10) Ujawnienie publiczne – oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń. Zasady procedowania w stosunku do tych zgłoszeń określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

11) Postępowanie- postępowanie wyjaśniające prowadzone przez Komisję w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności wskazanych w zgłoszeniu na zasadach określonych w niniejszej procedurze.

12) Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem naruszeń, którego celem lub skutkiem pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia.

§2

Sposób dokonywania zgłoszeń

1. Osoba dokonująca zgłoszenia, która zetknęła się lub pozyskała informacje o naruszeniach w działalności Spółki, ma możliwość dokonania zgłoszenia za pośrednictwem: formularza dostępnego na stronie internetowej stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury i wysłanie go na adres e-mail: sygnalista@zmjelonki.pl.

2. Zgłoszenie dokonane w inny sposób, niż zostało to określone powyżej w ust. 1 powyżej, nie będzie rozpatrywane w trybie przewidzianym w niniejszej Procedurze.

3. Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,

2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,

3) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,

4) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,

5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

4. Nie dopuszcza się anonimowego zgłaszania nieprawidłowości.

5. Kanały przyjmowania zgłoszeń w Spółce zostały zaprojektowane w taki sposób, by zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby wysyłającej zgłoszenie i osoby/ób trzeciej/ch wymienionej/ch w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.

6. Osoba dokonująca zgłoszenia mając podejrzenie wystąpienia naruszenia powinna wysłać zgłoszenie kierując się jednocześnie następującymi zasadami:

1) mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe,

2) nie działać ze złymi zamiarami, ani świadomie nie rzucać fałszywych oskarżeń,

3) nie kierować się uzyskaniem korzyści osobistych lub materialnych, ani chęcią zemsty.

7. Sygnalista dokonujący zgłoszenia z naruszeniem zasad określonych w ust. 6 nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze.

8. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania.

§3

Osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń i prowadzenie rejestru

Podmiotem wewnętrznym upoważnionym przez Pracodawcę do prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Nieprawidłowości jest Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń w Spółce (zwany również jako: „Zespół”, „Komisja”), tj. Marta Depta i Elżbieta Lendzioszek..
Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń w Spółce składa się z dwóch osób, powoływanych w dowolnej formie przez Pracodawcę, na czas nieokreślony.
Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń posiada uprawnienie do sprawowania całościowego nadzoru nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń, a także do podejmowania działań następczych.

4. W pracach Komisji nie może brać udziału:

1) osoba, której dotyczy zawiadomienie,

2) osoba, która pozostaje w stosunku zależności służbowej z osobą, której zgłoszenie dotyczy,

3) osoba spokrewniona z osobą, której dotyczy zgłoszenie,

4) osoba, która z obawy o ryzyko naruszenia bezstronności wystąpiła z wnioskiem do Komisji o wyłączenie z jej prac na potrzeby danego postępowania. Z wnioskiem o wyłączenie można wystąpić na każdym etapie postępowania.

W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w ust. 4 Pracodawca wyznacza innego członka Komisji na potrzeby rozpatrzenia konkretnego Zgłoszenia.

§4

Postępowanie wyjaśniające

Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiada tylko Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych (Komisja), o którym mowa w §3 powyżej.
Osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru nieprawidłowości i przetwarzanie zgłoszeń przekierowuje zgłoszenie do Komisji oraz informuje osobę dokonującą zgłoszenia o jego otrzymaniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Przekroczenie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, uzasadnione jest w sytuacji, gdy sposób przekazania zgłoszenia uniemożliwia kontakt ze zgłaszającym oraz w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów), o czym należy niezwłocznie poinformować osobę zgłaszającą.
Etapy postępowania wyjaśniającego obejmują:

1) poinformowanie osoby dokonującej zgłoszenia o otrzymaniu zgłoszenia z zastrzeżeniem ust. 2 powyżej,

2) przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego w zakresie zgłoszonych naruszeń wraz z przekazaniem sygnaliście informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia - lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia jego otrzymania - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.

3) w razie braku jednomyślności, decyzję podejmuje Pracodawca,

4) sporządzenie protokołu końcowego i przekazanie go Pracodawcy w terminie określonym w pkt 2 powyżej.

5) podjęcie przez Pracodawcę działań o których mowa w ust. 4 i 5 poniżej,

6) przekazanie informacji osobie dokonującej zgłoszenia o wyniku postepowania.

4. W wyniku postępowania Pracodawca podejmuje następujące działania bez obowiązku zachowania ich kolejności:

1) kończy sprawę w wyniku stwierdzenia braku naruszenia;

2) zleca przeprowadzenie dodatkowych czynności wyjaśniających przy wsparciu wyznaczonych pracowników działów odpowiedzialnych za obszar zgłoszonych naruszeń. Dodatkowe czynności wyjaśniające mogą być również prowadzone przy udziale zewnętrznych doradców lub niezależnych audytorów;

3) składa zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania. Pracodawca ma obowiązek złożenia do właściwego organu zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa bądź zawiadomienia o możliwości jego popełnienia w każdym uzasadnionym przypadku, gdy uzna, ze naruszanie spełnia znamiona czynu zabronionego będącego przestępstwem. W przypadku uzasadnionych wątpliwości czy zachodzą przesłanki do zgłoszenia zawiadomienia, zawiadomienie takie winno zostać złożone;

4) podejmuje środki dyscyplinarne i inne środki przewidziane w obowiązujących przepisach prawa wobec pracowników,

5) podejmuje inne możliwe środki prawne.

5. Postępowanie w sprawie wyjaśnienia zgłoszonego naruszenia jest prowadzone z zachowaniem poufności oraz należytej staranności w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi Spółki.

6. Jeśli zgłoszenie dotyczy jednego z członków Zarządu nie przysługuje mu prawo wglądu w treść zgłoszenia oraz udziału w pracach Komisji.

Komisja może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów, doradców, specjalistów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.

8. Postępowania wyjaśniającego nie rozpoczyna się, gdy:

1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób bezzasadne,

2) zgłoszenie nie stanowi naruszenia,

3) zgłoszenie przekazane jest w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania z uwagi na zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie jest niemożliwe,

4) okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie osoby dokonującej zgłoszenia w złej wierze,

5) Zgłoszenie nie podlega pod zakres podmiotowy lub przedmiotowy procedury.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
Osoby zaangażowane w postępowanie są upoważnione do przetwarzania danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu, wyłączenie w celu wynikającym z prowadzonego postępowania oraz są zobowiązane do zachowania tych danych w poufności pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wraz z oświadczeniem o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
Osoby zaangażowane w postępowanie wyjaśniające oraz osoby wskazane w zgłoszeniu są informowane o przetwarzaniu przez Spółkę ich danych osobowych zgodnie z treścią odpowiednich obowiązków informacyjnych.

§5

Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości

1. W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

2. Osobę odpowiedzialną za prowadzenie rejestru nieprawidłowości i przetwarzanie zgłoszeń wyznacza Pracodawca.

Rejestr Nieprawidłowości zawiera w szczególności:

a) Numer sprawy,

b) przedmiot naruszenia,

c) dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,

d) wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,

e) przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,

f) osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia,

g) wszelkie decyzje i eskalacje (jeżeli występują).

4. Poza prowadzeniem Rejestru, osoba odpowiedzialna za obsługę Zgłoszeń, przy zachowaniu zasad poufności, jest zobowiązana do przechowywania wszelkich dowodów, dokumentów i informacji zebranych w toku analizy oraz informacji dotyczących rozpatrzenia zgłoszenia przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§6

Sygnalista

Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania Zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Decyzję o objęciu Sygnalisty niniejszą procedurą podejmuje zespół odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń.

4. Sygnalista który jest przekonany, że Zgłoszenie dotyczące informacji o naruszeniu prawa jest prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa, jest zobowiązany:

1) ujawnić tę informację w dobrej wierze,

2) mieć uzasadnione podstawy, że informacje będące przedmiotem Zgłoszenia na temat naruszeń są prawdziwe,

3) nie działać ze złymi zamiarami ani świadomie nie rzucać fałszywych oskarżeń,

4) nie kierować się uzyskaniem korzyści osobistych ani materialnych.

Osoba dokonująca zgłoszenia z naruszeniem zasad określonych w ust. 4 pkt 1-4 nie podlega ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze.
Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary).
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty w niniejszej procedurze.

§7

Sposoby ochrony sygnalisty

Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych. Próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego, a także w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.
Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec Sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.
Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

a) odmowa nawiązania stosunku pracy;

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;

d) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

e) obniżenie wynagrodzenia za pracę;

f) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

g) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;

h) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;

i) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

j) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;

k) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

l) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;

m) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

n) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

o) mobbing;

p) dyskryminacja;

q) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

r) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

s) nieuzasadnione skierowani na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

t) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

u) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

v) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

6. Ochrona nie dotyczy Sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.

Osoba dokonująca zgłoszenia w złej wierze, nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

9. Sygnalista dokonujący zgłoszenia zgodnie z §2 jest objęty ochroną i podjęcie jakichkolwiek działań odwetowych przeciwko niemu jest zabronione. Działania odwetowe oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub zgłoszeniem zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście.

Sygnalista podlega ochronie również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
Osoby objęte ochroną, które doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, zgłaszają ww. działania odwetowe bezpośrednio do Komisji.
W przypadku stwierdzenia podjęcia działań odwetowych, do których zalicza się próba i groźba takich działań,
w związku ze zgłoszonym naruszeniem względem osób objętych podmiotowo niniejszą Procedurą, Pracodawca podejmuje niezwłocznie działania dyscyplinujące względem osoby lub osób, które dopuściły się ww. działań odwetowych.
Ochroną przewidzianą w §7 Procedury stosuje odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą oraz do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej.

§8

Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

§ 9
Postanowienia końcowe

Niniejsza Procedura została przyjęta po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Procedura wchodzi w życie z dniem 25.09.2024 r. (po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty u Pracodawcy).
Pracodawca informuje pracowników i współpracowników Spółki o wejściu w życie Procedury, jej postanowieniach oraz jej zmianach.
Pracodawca dokonuje zmian Procedury w każdym uzasadnionym przypadku.
Wszelkie zmiany Procedury są dokonywane przez Zarząd w formie pisemnej, z wyłączeniem zmian załączników, które mogą być dokonane w każdym czasie stosownie do okoliczności i zmieniających się przepisów.

Załączniki:

Załącznik nr 1 – Formularz wraz z klauzulą informacyjną (sygnalista).

Załącznik nr 2 - upoważnienie do przetwarzania danych osobowych osobom rozpatrującym zgłoszenia.

Załącznik nr 3 - Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

Załącznik nr 4 – Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą.

Załącznik nr 1

do Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz

ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) z dnia 16.09.2024r.

...........................................

........................................... (miejscowość, data)

(imię i nazwisko osoby zgłaszającej)

....................................................

(adres na który należy wysłać

powiadomienie o przyjęciu zgłoszenia)*

Zgłoszenie naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów

Działając na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa, obowiązującej w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o. zgłaszam naruszenie prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie:

...........................................................................................................................................................

(należy wskazać osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu, jako osoba która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana).

Naruszenie polegało na:

...........................................................................................................................................................

Naruszenie miało miejsce w ......................................……(należy podać miejsce) w dniu ..................................….(nie dotyczy, jeżeli do naruszenia jeszcze nie doszło, lecz prawdopodobnie dojdzie).

Wskazanie dowodów potwierdzających przedstawione zgłoszenia, wskazanie świadków (należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje takimi dowodami).

...........................................................................................................................................................

Czy zgłaszający oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania (podkreślić właściwe): TAK/NIE. W przypadku wybrania odpowiedzi TAK, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, obejmującej ustalenie, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, bezpośrednie spotkanie będzie zorganizowane w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe.

Status osoby zgłaszającej naruszenie (należy pokreślić właściwe):

1) pracownik;

2) były pracownik;

3) osoba ubiegająca się o zatrudnienie;

4) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

5) przedsiębiorca;

6) stażysta;

7) wolontariusz;

8) praktykant;

9) inny (jaki?) .....................

..................................................

(podpis zgłaszającego)

*jeżeli zgłaszający nie poda adresu, nie zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja zwrotna w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych.

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, iż Administratorem danych osobowych jest: INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o.

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: rodo@zmjelonki.pl

Jeśli zdecyduje się Pani/Pan na zgłoszenie nie będące zgłoszeniem anonimowym to dane osobowe jakie przetwarzamy na Pani/Pana temat będą tożsame z informacjami wskazanymi w zgłoszeniu. Zakres ten może zostać rozbudowany o dane zebrane w toku postępowania wyjaśniającego.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń o nieprawidłowościach, podejmowania działań następczych, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, zgłaszania nieprawidłowości do organów ścigania, a także do celów administracyjnych (prowadzenie rejestru zgłoszeń). Przetwarzanie to jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów implementującej zapisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

Administrator zapewnia poufność Pani/Pana danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem, co oznacza, że Pani/Pana dane nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba, że za Pani/Pana wyraźną zgodą.

W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/Pana, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie takie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.

W związku z powyższym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych tzn. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi wsparcia IT.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych będziemy przetwarzać przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

W zakresie wynikającym z RODO i z ograniczeniami w nim wskazanymi posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzamy dane osobowe niezgodnie z prawem, posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, Warszawa (uodo.gov.pl).

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy przez Administratora.

Załącznik nr 2

do Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz

ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o.

UpowaŻnienie do przetwarzania danych osobowych

dla pracowników podmiotu przetwarzającego^{^[1]} wykonujących czynności w zakresie zgłoszeń wewnętrznych w ramach Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów) obowiązującej w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o. z siedzibą w Jeleniach

Osoba upoważniona:

ELŻBIETA LENDZIOSZEK

...........................................................................................................................................................

(imię i nazwisko upoważnianego)

Stanowisko zajmowane u Pracodawcy:

ASYSTENT DYREKTORA

Login w systemie informatycznym: sygnalista@zmjelonki.pl

Zakres upoważnienia: przetwarzanie danych osobowych, w związku z obsługą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

Przetwarzanie danych nastąpi:

w systemie informatycznym

w dokumentacji papierowej

Czynności przetwarzania:

Ø w ramach przyjmowania zgłoszeń i potwierdzania przyjęcia zgłoszenia w ramach obowiązującej w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o. Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów): zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, pobieranie, przechowywanie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie, usuwanie lub niszczenie

Ø w ramach przekazywania informacji zwrotnej i dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie lub niszczenie

Kategorie danych osobowych:

Upoważniony uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych następujących kategorii:

1. zwykłe dane osobowe, w tym dane kontaktowe podane przez sygnalistę, dotyczące sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,

2. inne dane osobowe podane przez sygnalistę, w tym dane dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, obejmujące zwykłe dane osobowe lub dane osobowe szczególnych kategorii lub dane karne, podawane w zgłoszeniu sygnalisty lub w ramach dalszej komunikacji z nim.

Czas obowiązywania upoważnienia:

Upoważnienie wygasa z chwilą odwołania osoby upoważnionej.

Wystawił:

Szymon Depta

(podpis administratora danych osoby upoważnionej lub osoby go reprezentującej)

Data nadania upoważnienia: 16.09.2024r.

Oświadczenia osoby upoważnionej:

Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także z wewnętrznymi przepisami w tym zakresie obowiązującymi u Administratora i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, które uzyskałam/em lub uzyskam w ramach przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje lub będę wykonywać te zadania.

Zobowiązuję się do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych, przetwarzanych w oparciu o udzielone upoważnienie.

Rozumiem, że nadane mi upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wygasa z chwilą jego odwołania.

Data i podpis osoby upoważnionej: 16.09.2024r. Elżbieta Lendzioszek

Załącznik nr 3

do Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz

ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

przekazywana osobie wykonującej zadania związane ze zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowaniem działań następczych z tym związanych

W związku z wykonywaniem przez Panią/Pana zadań związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowaniem działań następczych w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o., Jelenie 66, 07-302 Ostrów Mazowiecka (KRS: 0000101127), niniejszym prosimy o zapoznanie się z informacjami dotyczącymi przetwarzania Pani/Pana danych osobowych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem przez Panią/Pana zadań związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowaniem działań następczych (dalej jako dane osobowe) jest INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o., Jelenie 66, 07-302 Ostrów Mazowiecka (KRS: 0000101127), dalej jako ADO.

2. ADO umożliwia kontakt za pomocą poczty e-mail: rodo@zmjelonki.pl

3. Dane osobowe będą przetwarzane:

1) w celu realizacji zadań związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowaniem działań następczych u ADO - podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz art. 9 ust. 2 lit. g rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO) w zw. z przepisami w zw. z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz w związku z innymi przepisami szczególnymi;

2) w celu związanym z dochodzeniem roszczeń i obroną przed roszczeniami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą, co stanowi prawnie uzasadniony interes ADO – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f) oraz art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.

4. Dane osobowe będą ujawnione w niezbędnym zakresie osobom upoważnionym przez ADO, w tym członkom komisji ds. wyjaśnienia zgłoszenia naruszenia prawa oraz innym osobom uczestniczącym w realizacji zadań związanych ze zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO, a także organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych, np. policji, prokuraturze, Państwowej Inspekcji Pracy (w przypadku konieczności podjęcia takich działań), podmiotom przetwarzającym, a także innym podmiotom/osobom/organom w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa.

5. ADO nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tj. państw spoza Unii Europejskiej oraz Lichtensteinu, Norwegii oraz Islandii) oraz organizacji międzynarodowych.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji przez Panią/Pana zadań związanych z realizacją zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO oraz po zakończeniu trwania tego okresu:

1) przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;

2) przez okres przedawnienia roszczeń określony w przepisach prawa - w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania.

8. W przypadkach określonych przepisami prawa przysługuje Pani/Panu prawo żądania usunięcia danych osobowych, żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, prawo do przeniesienia danych osobowych, prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że ADO naruszył przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji przez Panią/Pani zadań związanych z realizacją zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO. W przypadku niepodania danych niemożliwa będzie realizacja przez Panią/Pana zadań związanych z realizacją zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO.

11. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji względem Pani/Pana, w tym do profilowania.

Informacja o prawie do wniesienia sprzeciwu:

Informujemy, że z uwagi na fakt, że Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez ADO do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu ADO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w w/w celu z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją.

Informacja o obowiązku zachowania poufności

Informujemy, że zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami dotyczącymi zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO, jest Pani/Pan zobowiązana/-y do zachowania w poufności informacji i danych osobowych, o których dowiedział/-a się Pan/Pani lub ma Pan/Pani do nich dostęp w związku z realizacją przez ADO zadań związanych z zgłaszaniem naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych u ADO i nie może Pan/Pani udostępniać ich osobom trzecim, ani w inny sposób rozpowszechniać lub wykorzystywać, chyba że pozwalają na to przepisy prawa.

Załącznik nr 4

do Procedury dotyczącej zgłaszania naruszeń prawa oraz

ochrony osób dokonujących zgłoszeń (sygnalistów)

INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o.

Jelenie, dn. ………………..

Oświadczenie

o zapoznaniu się z Procedurą dotyczącą Zgłaszania Naruszeń Prawa

Oraz Ochrony Osób Dokonujących Zgłoszeń (Sygnalistów).

Ja niżej podpisany/-a:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

/Imię i nazwisko pracownika/osoby współpracującej

/stanowisko, funkcja lub nazwa komórki org./

oświadczam, iż zapoznałem/-am się z obowiązującą w INTERCHEMALL Zespół Młynów Jelonki sp. z o.o., Jelenie 66, 07-302 Ostrów Mazowiecka (KRS: 0000101127), Procedurą dotyczącą Zgłaszania Naruszeń Prawa oraz Ochrony Osób Dokonujących Zgłoszeń (Sygnalistów) rozumiem jej treść, przyjąłem/-am do wiadomości i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w niej zawartych.

…………………………………………………..

(czytelny podpis)

[1] Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do upoważnienia swoich pracowników do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem zadań dot. obsługi zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Jednocześnie wobec upoważnionego pracownika Podmiot przetwarzający jest administratorem danych osobowych (jako pracodawca), stąd w niniejszym upoważnieniu występuje podwójne nazewnictwo (w procesie obsługi sygnalistów – podmiot przetwarzający; w procesie nadawania upoważnień swoim pracownikom – administrator).

…………………………………………………..…………………………………………………..…………………………………………………..…………………………………………………..…………………………………………………..